Thuiswerken, flexwerken, de cloud, hackers, IP-telefonie… Wanneer je je als ondernemer moet verdiepen in je telecommunicatie en automatisering van de werkplek, is de lijst hoofdbrekers lang. Hoe worstel je je hier doorheen? We vroegen het een aantal experts. De gulden combinatie in de telecom en automatisering lijkt die van flexibiliteit en zekerheid. In april stemde de Eerste Kamer in met het wetsvoorstel dat werknemers het recht geeft om thuis te werken en hun werktijden flexibel vast te stellen. Dat betekent dat het werk vanaf iedere locatie bereikbaar moet zijn. Maar dan wel zonder storingen en alléén voor de medewerker; niet voor iedere willekeurige hacker! Overigens is flexibel werken niet alleen voorbehouden aan medewerkers; ook als ondernemer wil je het liefst overal probleemloos kunnen werken. Hybride ICT omgeving Nicolien Jorritsma, ICT manager bij ICT Company in Hoorn ziet steeds meer bedrijven overgaan naar een hybride ICT omgeving. ‘Zij verleggen het zwaartepunt van hun ICT naar de cloud. Dit is een externe server die vanaf iedere locatie met internetverbinding toegankelijk is. Hybride betekent dat je daarnaast ook een aantal processen intern houdt. Als voorbeeld geeft Jorritsma een ingenieursbureau dat complexe ontwerpen liever niet op de externe server draait. ‘Niet zozeer vanwege de rekenkracht, want die is op een externe omgeving vaak veel groter, maar vanwege de benodigde resolutie. Dat deel van het werkproces kan dit bureau dan intern laten draaien.’ NDC-IT in Hoorn en Blue ICT in Zwaag leveren gezamenlijk ICT oplossing aan met name het MKB. John Budde en Jacco Komijn zien daarbij ook de vraag naar geïntegreerde oplossingen in de cloud groeien. ‘Vooral het MKB zoekt naar efficiënte oplossingen tegen lage kosten. Voor het MKB is het aantrekkelijk om functionaliteiten centraal af te nemen. Door de technische infrastructuur schaalbaar te maken, kan die makkelijk worden uitgebreid. Met deze schaalbaarheid is de klant óók, zonder extra kosten, voorbereid op toekomstige ontwikkelingen. Groot voordeel van het werken in de cloud is namelijk dat de aanbieder specialistische kennis heeft en de software voortdurend upgrade.’ Telecom in de cloud Overigens kun je tegenwoordig niet alleen de automatisering, maar ook de telecom in de cloud onderbrengen, weet ook Richard Munter van de Miegroup in Zwaagdijk-Oost. ‘Vooral voor een kleine onderneming is het veel voordeliger om VoIP telefonie via een virtuele telefooncentrale op een gedeeld platform te laten verlopen, dan een eigen centrale in te richten. Met VoIP loopt de telefonie via internet. De gesprekskosten zijn hierbij zeer laag; bovendien is een telefoonnummer niet langer aan een locatie gebonden. ‘Door dit op een centraal platform onder te brengen, kunnen kleine ondernemers tegen beheersbare kosten over dezelfde functionaliteiten beschikken als grote ondernemingen’, vertelt Munter. Veiligheid Nicolien Jorritsma weet dat sommige ondernemers twijfelen om de cloud in te gaan, vanwege de veiligheid. Het kan immers het gevoel geven dat je geen grip meer hebt op al je informatie, omdat die ‘buiten de deur’ ligt. Ze raadt ondernemers daarom aan om zich te verdiepen in de provider waarmee ze in zee gaan. ‘Vraag gerust eens om een bezoek te mogen brengen aan het datacenter waar jouw gegevens opgeslagen worden.’ John Budde vult aan dat je echt niet de duurste provider hoeft te kiezen om verzekerd te zijn van een veilig systeem. ‘Wel is het belangrijk dat je weet hoe je leverancier zijn zaken geregeld heeft. Is er een servicedesk, zijn er serviceafspraken, hoe gaat hij om met nieuwe toepassingen en upgrades, hoe waarborgt hij de continuïteit? Als ondernemer mag je best goed doorvragen op dat soort zaken. En vergelijk vervolgens gelijkwaardige pakketten. Wanneer je een goedkope aanbieding krijgt zonder nazorg, weet je dat daar nog kosten bijkomen.’ Overigens is niet alleen de veiligheid in de cloud een belangrijk issue. Ook wanneer lokaal gewerkt wordt, liggen de bedreigingen op de loer. Munter: ‘Vooral wanneer je inlogt op een free wifi moet je voorzichtig zijn. Iedereen die een beetje handig is, kan een wifi netwerk opzetten. Wanneer je daar ongemerkt op inlogt, kan de hacker heel eenvoudig al je persoonlijke gegevens en wachtwoorden zien. Wanneer je als bedrijf gratis wifi aanbiedt zorg dan in ieder geval voor gescheiden netwerken. Bijvoorbeeld een eigen netwerk en een gastennetwerk. En natuurlijk voor een goede firewall, antivirus beveiliging en actuele software.’ Core business De experts zijn het over één ding eens: als ondernemer móet je je telecom en automatisering op orde hebben. Want dan kun je je aandacht geheel richten op je core business. Hóe je die automatisering inricht, hangt geheel van je bedrijfsprocessen af, maar de cloud lijkt het antwoord op veel vragen. Wanneer je als ondernemer daar je bedrijfsautomatisering neerlegt, zorgt de provider dat de werkplek op orde en beveiligd is en blijft. ‘ICT uit de muur’, noemt John Budde het. ‘Je laat de specialist de boel draaiende houden en neemt af wat je nodig hebt.’ Jacco Komijn sluit af met de kanttekening dat ondernemers zich ook weer niet verplicht moeten voelen de overstap te maken naar de cloud. ‘Voor veel bedrijven kan de migratie naar de cloud een aantrekkelijke keuze zijn. Voor anderen is een traditionele of hybride oplossing interessanter.’
