Bedrijven die hun organisatie transformeren, ontkomen meestal niet aan een reorganisatie. Nieuwe werkwijzen en processen vragen immers om nieuwe competenties en (vaak) andere mensen, en tot noodgedwongen afscheid. Daarom moet bij zo’n omslag éérst de personeelsadministratie op orde, vindt Lorenz Bloem, director Arbeidsrecht bij BDO Legal. Als jurist adviseert hij klanten en procedeert hij namens klanten. Bloem is binnen BDO Legal tevens verantwoordelijk voor HR Services.

Waar ziet u – als expert in loonfiscaliteit, salarisadministratie, pensioenen en arbeidsrecht – de kansen in de digitale transitie van personeelszaken?

‘Als ondernemer kun je met relatief kleine stappen al heel veel bereiken. Dat begint bij de directie. Er zijn nog veel bedrijven die erg traditioneel administreren, met papieren mappen gerangschikt in een kast, en met maar weinig operationele digitale systemen. Door te digitaliseren, kun je enorme tijdwinst boeken in de administratie. Daar liggen grote kansen voor ondernemers. Er zijn salarispakketten waarmee je je complete human resource management kunt digitaliseren.’

Waarom is de digitale transitie van HRM zo dringend?

‘Er zijn twee redenen waarom je je personeelszaken extra goed op orde moet hebben. Ten eerste omdat je dan veel meer kunt doen met minder mensen. Het goed gebruiken van een automatiseringssysteem brengt efficiency, je kunt je personeel meer inzage geven in de eigen personeelsinformatie. Door te digitaliseren is er veel meer tijd en ruimte om op een hoger, meer strategisch niveau te opereren.’

Hoeveel impact heeft een digitale bedrijfsomslag op het personeelsbestand?

‘Veel! Nieuwe manieren van werken vragen om nieuwe skills. Als je mensen die niet hebben, of niet kunnen aanleren, zul je die van buiten moeten aantrekken. Ook ontslagen zijn dan vaak onvermijdelijk. Dat is meteen de tweede reden waarom professionalisering van personeelszaken urgent is. Want hoewel een digitale transformatie niet per se leidt tot mínder werknemers, zijn het wel vrijwel altijd ándere. Immers, niet iedereen kan mee in de beweging die de onderneming maakt, in de nieuwe processen, de nieuwe software, de nieuwe producten en diensten. Bestuurders zien dat zelf ook steeds beter. Ik merk dat verantwoordelijke ondernemers en personeelsmanagers tegenwoordig beter inzien welke capaciteiten de digitalisering van hun werknemers vraagt dan een paar jaar geleden.’

Hoe bereid je je voor op een reorganisatie als gevolg van de digitale transformatie?

‘Bij elke reorganisatie moet je als werkgever een onderbouwing geven van wat je gaat doen. Je moet een reden geven voor de reorganisatie. Die reden hoeft niets met de conjunctuur of de marktomstandigheden te maken hebben. De digitale transformatie kan een valide reden zijn. Het proces daarvan verschilt niet wezenlijk van een reorganisatie op economische gronden, maar roept wel meer weerstand op: medewerkers zijn sceptisch, geloven er niet in, vrezen voor hun baan. Ondernemers verkijken zich vaak op de emoties die dat oproept. Het gaat er daarna om dat je plan van aanpak gedegen is. Je moet erop voorbereid zijn dat vakorganisaties en – als je onderneming die heeft – de ondernemingsraad op je plan gaan schieten.’

Hoe doe je dat goed?

‘Je moet elke letter van je plan goed doordacht hebben. Daarnaast heb je goed gedocumenteerde personeelsinformatie nodig. Je moet in kaart hebben wat de huidige taakomschrijvingen en functies van de medewerkers van je bedrijf zijn – zwart-op-wit. Is dat niet het geval, dan loop je als werkgever risico’s in het reorganisatieproces. Want elke discussie in een reorganisatie gaat over die vragen: wat gaat er gebeuren met de huidige functies? Wie mag wat doen? En welke werknemers worden ontslagen? Wat op schrift staat over de huidige situatie is doorgaans leidend. Zorg daarom altijd voor een goed gedigitaliseerde personeelsadministratie voorafgaand aan een reorganisatie. Digitaliseer dus altijd éérst je personeelszaken. Dan loopt de rest van je digitale bedrijfsomslag een stuk soepeler.’

U bent arbeidsrechtdeskundige; zijn er juridische technologietrends waar ondernemers profijt van kunnen hebben?

‘Veel ondernemers downloaden de nodige contracten of laten die samenstellen door passages uit verschillende modelcontracten te kopiëren en plakken. Daar moet je mee oppassen, want wetgeving is altijd in beweging – een wetswijziging is zo gemist. Als een contract niet goed is opgesteld, heeft het in de praktijk geen enkele waarde en kan het zelfs leiden tot schadeclaims. BDO ontwikkelt een legal bot die vragen van onze klanten online 24 uur per dag kan beantwoorden.’

Wat zijn de trends in de digitalisering van pensioeninformatie?

‘Het wordt steeds eenvoudiger om de personeelsadministratie te koppelen aan de systemen van de pensioenverzekeraar. Dat maakt het mogelijk alle mutaties van het personeel direct over te dragen. Veel bedrijven kunnen daar al snel twee fte’s mee besparen die voorheen alle mutaties verwerkten en doorgaven. Het vergroot de betrouwbaarheid van de informatie en voorkomt geldverspilling. Bovendien kan het de communicatie over pensioenen met het personeel verbeteren; wij werken samen met een partij met een digitaal platform voor heldere pensioencommunicatie. Dat pakket brengt pensioeninformatie in begrijpelijke taal, met termen als geld voor later en geld bij scheiding. Gewoon helder. Zo kun je met een digitale koppeling van je pensioenregeling je personeel veel meer inzicht geven. Zicht op de gespaarde pensioenvermogens helpt bedrijven ook bij hun eigen digitale transformatie.’

Hoe kan dat ondernemers helpen?

‘Met helder inzicht in de pensioenregeling van je personeel kun je je werknemers bij een reorganisatie als gevolg van de digitale transformatie gelijk gericht een passend aanbod doen. Voor veel zestigplussers is het de vraag of zij voldoende motivatie kunnen opbrengen om de digitaliseringsslag nog voor hun pensionering door te maken. De regering is om die reden ook bezig om meer ruimte te bieden voor het vroegpensioen, bijvoorbeeld voor zware beroepen. Daar kun je zo’n platform ook voor inzetten.’

Meer informatie? Neem voor een vrijblijvende kennismaking contact op met Lorenz Bloem, 06-19606798 of lorenz.bloem@bdo.nl

Laat data voor je werken!

Efficiëntere processen, nieuwe markten, meer omzet, meer winst… Digitalisering biedt ondernemers veel kansen. Maar bij al die oprukkende techniek, apps, bots en e-tools mag één ding niet ondersneeuwen: de mens!

De e-publicatie ‘Digitale transformatie en uw medewerkers’ van BDO gaat over:

  • kansen van digitale transformatie en de medewerkers;
  • wat deze kansen en veranderingen betekenen voor uw organisatie;
  • wat u kunt met uw personeels- en salarisdata;
  • praktische handvatten voor de vakgebieden: arbeidsrecht, salarisadministratie, human resources en loon – en premieheffing.

Download hier de uitgave ‘Digitale transformatie en uw medewerkers’: www.bdo.nl/dt-medewerkers

Geef een reactie