Het zakelijke event groeit weer als business tool. Hoewel ze altijd hun waarde hebben behouden, belandden events de laatste jaren nog wel eens als sluitpost onderaan de begroting vanwege onder druk staande budgetten. Gelukkig keert het tij, want events zijn niet alleen leuk, maar vooral ook waardevol. Met het organiseren van events investeer je in de relatie met je doelgroep. Of die nu binnen of buiten de organisatie ligt. Een event voor externe relaties zorgt voor versterking van bestaande of het vormen van nieuwe relaties. Een event voor medewerkers leidt tot een hechtere, productievere organisatie. Maar: hoewel events over het algemeen leuk zijn, is er méér nodig dan leuk om een event waardevol te maken. Blijk van waardering Rob van Loon, van Events Holland ziet een duidelijke groei van het zakelijke event. ‘Er is absoluut weer meer ruimte voor events. Gelukkig. Het is een blijk van waardering die veel oplevert. Voor een medewerker kan een uiting van waardering of de binding die ontstaat met collega’s bijvoorbeeld doorslaggevend blijken om voor een bedrijf te blijven werken of niet.’ Ook Frank Bakker van hotel Zakelijke Events Medemblik en Restaurant het Wapen van Medemblik ziet dat de behoefte aan zakelijke bijeenkomsten toeneemt. ‘Zeker als je een event jaarlijks terug laat keren, kunnen mensen daar echt naar uit gaan kijken. Ze voelen zich speciaal wanneer ze ook dit jaar weer mee mogen doen. Je creëert op die manier een positief gevoel bij je relaties. Maar’, voegt hij toe, ‘de bomen groeien niet meer tot in de hemel. Een event moet wel een boodschap of inhoud hebben.’ Een succesvol event is doelgericht. Van Loon: ‘Je moet met een event absoluut een doel voor ogen hebben. Ik zie een gezonde en gouden toekomst voor bedrijven die hun eigen visie en doelstellingen presenteren op een personeelsdag, en die dat goed combineren met een informeel samenzijn.’ Blijf daarbij in lijn met wie je bent, waarschuwt Frank Bakker. ‘Het is zonde van je tijd en geld wanneer je tijdens een event niet op dezelfde manier communiceert dan dat je normaliter doet. ‘En’, vervolgt hij, ‘sluit aan bij je doelgroep. Kijk wat die beweegt en waarom.’ Gelukkig zien beide ondernemers dat daar steeds vaker goed bij stilgestaan wordt. Over de top Een andere belangrijke voorwaarde voor het succesvol inzetten van events, is de verhouding kosten-baten. Dure artiesten laten invliegen, champagne schenken en oesters serveren maakt natuurlijk indruk. En soms mag je als ondernemer ook best wel eens uitpakken, vindt Van Loon. ‘Maar je moet altijd kritisch blijven op de prijs én de kwaliteit.’ ‘Over de top zie je bij ons eigenlijk niet meer’, geeft ook Bakker aan. Niet voor niets is ROI, Return of Investment, ook in de evenementenbranche een belangrijke term. Een evenement moet minimaal opleveren wat het gekost heeft. Dus een groeiende productiviteit, een lager personeelsverloop, een groeiend klantenbestand, een positieve waardering of een toename in de verkoop. ‘Bij een evenement voor personeel is de investering vaak al snel terugverdiend’, weet van Loon. ‘De productiviteit van werknemers ligt hoger als de sfeer binnen een bedrijf goed is.’ Nog directer zijn vaak de relatie-events: de opbrengsten hiervoor resulteren als het goed is in een groeiende omzet. Dankzij alle technologisch ontwikkelingen kun je de resultaten van je event steeds beter meten. Online kun je precies zien welke weg naar aankoop een klant bewandelt. Bovendien kun je als ondernemer de band die tijdens het event is ontstaan makkelijker warm houden. Voorwaarde voor ROI is uiteraard een scherpe inkoop en planning van het event en het vooraf bepalen van de doelstellingen én meetmethode. Interactie Technologische ontwikkelingen maken het steeds beter mogelijk om aan de succesfactoren van een evenement te voldoen. Niet alleen zijn er met behulp van apps talloze nieuwe activiteiten ontwikkeld, je kunt met een app een evenement ook naadloos laten aansluiten op de doelgroep. Ook kun je dankzij de technologie mensen die niet bij het event konden zijn, op afstand betrekken. En ná het event de betrokkenheid behouden. Dit sluit onder meer aan bij de visie van Van Loon dat interactie belangrijk is bij een goed event. ‘Het liefst op een niet-geforceerde manier. Bovendien moet een event geschikt zijn voor iederéén. Zorg dat er altijd een programma staat waarbij je níemand uitsluit om volledig te kunnen meedoen.’ Bewuste afweging Nora Brandhoff van de Baron in Zwaag richtte zich bij de start van haar bedrijf niet zozeer op de evenementenorganisatie als wel op de locatieverhuur. Toch ziet zij in de aard van de zakelijke events die in de Baron plaatsvinden, het groeiende besef voor doelgerichtheid en kostenbewustzijn terug. ‘Een borrel wordt eigenlijk altijd wel gecombineerd met een workshop of een spreker; een inhoudelijke toevoeging. Bovendien merk ik dat bedrijven kritisch zijn bij de invulling van de kosten. Ze kunnen alles door ons laten verzorgen, maar ze mogen ook een andere cateraar inhuren of de programmering overlaten aan een evenementenbureau. Ik zie dat bedrijven daar een hele bewuste afweging in maken.’
