Focus op relatiebeheer Parkmanagement Hoorn, maar ook de Westfriese Bedrijvengroep, de HOC en een paar andere ondernemersverenigingen in de regio hebben hun ‘klantgegevens’ dit jaar ondergebracht in de CRM software van Archie. Een stap die zorgt voor efficiëncy en een stukje veiligheid, in het kader van de AVG, waarbij de focus blijft liggen op onderlinge verbinding. Pieter Veeter, directeur van Parkmanagement Hoorn (PMH): ‘Net als bijna iedere organisatie is PMH gestart met een Excelbestand, waarin alle klantgegevens werden vastgelegd. Dat ging een tijd goed, tot de organisatie groeide. PMH is lid van koepelorganisatie Clok. Zij zet zich in voor het bevorderen van lokale economieën en biedt onder andere allerlei leergangen voor ondernemersverenigingen en parkmanagementorganisaties. Hier kwamen we in contact met Archie, dat stichting Clok zelf ook gebruikt. Op dat moment deden we onderzoek naar CRMsystemen die ons konden helpen de administratie beter te stroomlijnen. Na vier systemen te hebben vergeleken kwam Archie als beste optie uit de bus. Relatiebeheer met aandacht Ruud Conijn, directeur bij Archie: ‘In 1985 zijn we ons bedrijf gestart, toen nog als computerwinkel met de eerste pc’s. De term CRM bestond nog niet eens. Wij waren vooral bezig met automatiseren. De naam Archie stond daar ook voor, vernoemd naar de robot uit een bekende stripreeks. Onze activiteiten vallen onder het containerbegrip CRM, maar die naam mist de ziel van het relatiebeheer zelf. Wij vinden het belangrijk dat organisaties hun relaties niet alleen administreren, maar vooral kunnen beheren met onze software. Werken aan je gunfactor. In Archie voer je ook in dat iemand verhuist naar een nieuw pand of een werkjubileum heeft. Volgend jaar krijg je dan een reminder, zodat je kunt informeren of feliciteren. Zo helpt Archie je de persoonlijke kant van ondernemen bij te houden en je op een positieve manier te onderscheiden. Kans voor verbinding Ruud: ‘Archie helpt je verbonden te blijven met je ‘achterban’. Dat geldt voor bedrijven, maar ook voor ondernemersverenigingen én gemeenten. Steeds meer afdelingen Economische Zaken gebruiken Archie om proactief diensten te kunnen verlenen aan ondernemers. Zo hebben ze inzichtelijk welke bedrijven er gevestigd zijn en wie zich zou willen vestigen. Vaak hebben afdelingen geen eigen adressenbestand, omdat binnen gemeenten onderling geen gegevens uitgewisseld worden vanwege de AVG. In Archie kun je gegevens veilig opslaan en met autorisatie profielen beheren wie toegang heeft tot welke (laag van) gegevens. En ook belangrijk: je kunt ook zelf de bewaartermijnen voor gegevens instellen. Na een bepaalde periode van inactiviteit wordt de informatie automatisch verwijderd. Ook een belangrijke vereiste vanuit de AVG.’ Gericht communiceren Pieter: ‘Wij gebruiken Archie om de database op orde te krijgen en te voldoen aan de regels van de AVG, maar ook voor onze extra services voor de bedrijven op de bedrijventerreinen, zoals beveiliging of afval ophalen. We kunnen nieuwsbrieven versturen vanuit het systeem en evenementen administreren. Zo zijn we nu druk bezig met bijeen komsten rondom Ondermijning. We kunnen gericht mailen naar bedrijven op de betreffende terreinen en bijhouden wie er heeft gereageerd, maar ook wie eigenlijk nooit reageert of komt opdagen. Zo kun je gerichter communiceren met de leden. Persoonlijker.’ Dat persoonlijke past bij Archie. Ruud: ‘Archie is een complete oplossing, waarmee je makkelijk van start kunt. En als je vragen hebt krijg je altijd iemand aan de lijn. Wij hebben geen ticketsysteem, maar echte mensen die er zijn om jou te helpen.’ Pieter: ‘Dat persoonlijke sprak ons ook erg aan bij Archie. We hebben echt een samenwerking en als er wat is kun je gewoon bellen. Bijna alsof je even de buurman belt.’ En dat is ook zo; Archie zit namelijk in Oosthuizen, dus lekker dichtbij. www.archie.nl
