Vraagt u zich weleens af hoe uw organisatie er over vijftien jaar uit zal zien? Ongetwijfeld komt daar de vraag uit voort of uw medewerkers helemaal klaar zijn voor de toekomst. Uw bedrijf klaar maken voor het digitale werken, is in de meeste gevallen een goede investering. Als ondernemer of manager is het echter geen geringe uitdaging om bedrijfsprocessen zo efficiënt mogelijk in te richten en uw bedrijf of instelling zo future-proof te maken. Want digitalisering heeft een grotere impact dan u denkt. U wilt er zeker van zijn dat uw organisatie een geoliede machine is. Dat gestroomlijnde processen zorgen voor tevreden medewerkers en klanten. Het is hierbij de voorwaarde dat alle systemen naadloos samenwerken. Data moet voor iedereen, op ieder moment beschikbaar zijn. Zo kan uw team doen waar het goed in is. Arbeidsintensieve processen wilt u zo veel mogelijk digitaliseren en verder automatiseren. Want u hebt slagkracht nodig om concurrenten voor te blijven, kosten te verlagen en uw winst te verhogen. Natuurlijk wilt u zo min mogelijk tijd verdoen met iets als invoerwerk. De huidige tijd schrijft dus voor dat wie zijn bedrijf future-proof wil maken, er niet aan ontkomt om te digitaliseren. Route naar huis We worden van alle kanten bestookt met digitale innovaties. Bovendien volgen ontwikkelingen elkaar razendsnel op. Van nieuwe smartphones tot artificial intelligence en robotica. Iedere digitale innovatie wordt in het leven geroepen om een probleem op te lossen of specifieke handelingen te automatiseren en zo te vergemakkelijken. Dit verandert zowel ons arbeids- als ons privéleven. Zo bestaan er tegenwoordig intelligente speakers die het overbodig maken om uw smartphone te pakken. Wanneer u de kreet ‘de route naar huis’ uitspreekt, hoort u linea recta wat de kortste weg is. Ook de slimme thermostaat wint steeds meer aan terrein. Met enkele eenvoudige handelingen stelt u een tijdschema in zodat het aangenaam warm is wanneer u thuiskomt. Smartphones, tablets en desktops kunnen aan elkaar worden gekoppeld om samen voor controle en bedieningsgemak te zorgen. E-mailaccounts en agenda’s kunnen gesynchroniseerd worden en u kunt altijd en overal bij uw Social Media accounts. Gemiste kans Er kan dan ook worden gesteld dat we het fenomeen digitalisering binnen ons privéleven toejuichen en zelfs omarmen. Binnen organisaties bestaat echter nog altijd de nodige weerstand tegen digitalisering. Veel bedrijven gebruiken uiteenlopende digitale tools en systemen. Variërend van Excellijsten tot standalone softwareoplossingen. De data worden veelal niet aan elkaar gekoppeld en processen niet op elkaar afgestemd. Dat is een gemiste kans. Want data moeten er zijn voor de organisatie. Niet andersom. Sterker nog: het verzamelen van data moet niet het doel op zich zijn. Dit is een logisch gevolg van uw dagelijkse werkzaamheden. Het doel van data verzamelen hoort te zijn dat u als ondernemer inzicht en controle krijgt over de processen waarmee u uiteindelijk uw bedrijf kunt verbeteren. In de ruimste zin van het woord. Van archiefkast tot memorycard Voor startups en jonge bedrijven is digitaal werken echter de normaalste zaak van de wereld. Ondernemingen die slechts enkele jaren geleden voor het eerst hun deuren openden, doen hun boekhouding digitaal en werken met geautomatiseerde processen. Maar dit soort bedrijven weet nu eenmaal niet beter dan dat zij alle mogelijkheden direct binnen handbereik hebben. Hetzelfde geldt voor het benutten van de nieuwste technologieën. Het is echter wel een veel voorkomende valkuil van jonge bedrijven dat die voor verschillende activiteiten over tools beschikken. Maar vaak zijn deze niet aan elkaar gekoppeld. Voor veel bedrijven en instellingen die in de analoge tijd zijn gestart, is het minder vanzelfsprekend om digitaal te werken. Dat hun papieren dossiers in zware archiefkasten nu op memorycards ter grootte van postzegels passen, is een vreemde gewaarwording. Postzegels zijn overigens ook overbodig geworden. Online software maakt het al heel lang mogelijk om belangrijke documenten digitaal te verzenden. Rechtsgeldig en al. Beter en efficiënter Het is eigenlijk niet eens meer een keuze om te digitaliseren. Organisaties kunnen niet anders. Vanwege de doodeenvoudige reden dat het kostentechnisch niet meer uit kan om bepaalde processen handmatig of analoog uit te voeren. Door nieuwe technologieën en innovaties kunnen we informatie en bestaande processen op een betere en efficiëntere manier verwerken. Administratieve processen kunnen zodanig worden geoptimaliseerd dat we een beter inzicht in en overzicht van bedrijfsresultaten hebben. Software is een belangrijke voorwaarde om bedrijfsvoering op orde te houden. Het implementeren van softwarepakketten is nog vrij eenvoudig. Het laten samenwerken van verschillende applicaties vragen om meer tijd en kennis. Gebruik maken van digitale innovaties thuis staat daar haaks op. Een nieuwe app voor bijvoorbeeld het bedienen van de verlichting is zo geïnstalleerd. Het maakt schakelaars zo goed als overbodig. Het is geen must, maar het licht dimmen vanuit uw luie stoel is nu eenmaal stukken gemakkelijker en leuker. Mensen als middel Eigenlijk werkt het binnen bedrijven exact hetzelfde. De urenregistratie wordt vaak nog handmatig ingevoerd. Hoewel uw medewerkers op de afdeling administratie de urenbriefjes aan het einde van de week met veel plezier invoeren, brengt een digitaal systeem ongetwijfeld uitkomst. Een dergelijke applicatie verlaagt significant de werkdruk, minimaliseert de kans op fouten en verhoogt de efficiency. Een digitaal systeem maakt het ook het werkzame leven gemakkelijker. Net als de vele apps die u thuis installeert zonder erbij na te denken. Het verschil met nieuwe software binnen bedrijven is echter een organisatie is dat het niet om individuen draait. Want binnen een onderneming moeten alle processen waarmee medewerkers al tijden werken spontaan op de schop. Personeel moet gebaande paden verlaten om totaal anders te gaan denken. Niet iedereen staat daar om te springen. Veilig, vertrouwd en eenvoudig zijn vaak de norm. Veranderingen staan te boek als bedreigend. Weerstand tegen digitalisering is dan ook veelal een logische gevolgtrekking. Hetzelfde geldt voor de angst van medewerkers die bang zijn hun baan te verliezen aan computers of dat nieuwe processen boven hun pet gaan. Daar staat tegenover dat veel medewerkers innovaties omarmen. Zij vormen dan ook het beste middel om met digitalisering succesvol te verbeteren.
