Evenementen vormen een belangrijk deel van vrijetijdsbesteding. Onlangs werd Nederland opgeschrikt door een ongeval met dodelijke afloop op een evenement in Overijssel. Dat deed de discussie over de organisatie van events oplaaien. Westfriese Zaken in gesprek met de Gemeente Hoorn en evenementenorganisator Edith Hartog over restricties en regelgeving. Er zijn veel betrokkenen bij evenementen en de belangen daaromtrent zijn groot. Gemeenten zien het veelal als onderdeel van hun city marketing en voor bezoekers vormen evenementen een belangrijke vorm van vrijetijdsbesteding. Ook in Hoorn wordt menig evenement georganiseerd. De laatste jaren stond de West-Friese stad zelfs in de top 5 van Nederland; wat in de praktijk neerkomt op meer dan 300 events per jaar. ‘Dat aantal neemt nog steeds toe. De tendens dat discotheken uit de mode zijn maar dance parties als populairalternatief worden verkozen, is daarvan mede de veroorzaker. Het aantal van dit soort feesten, waar grote mensenmassa´s op afkomen, is explosief gegroeid. Er zijn genoeg tragische gebeurtenissen die aanleiding geven om daar uiterst voorzichtig mee om te gaan. De voorschriften worden dan ook in toenemende mate verscherpt; ook voor evenementen in andere categorieën’, vertelt Onno van Veldhuizen, burgemeester van Hoorn. De organisatie dient zowel de lusten als de lasten van een evenement te dragen. Ook in de zin van veiligheid. Daar wrikt de schoen wel eens, want dat kost tijd en geld. Bovendien gelden er strenge restricties. Het is echter de enige garantie om te zorgen dat wat voor event dan ook, leuk wordt én blijft.’ Standaard protocollen Aspecten die een rol spelen in de organisatie behelzen onder meer: vergunningverlening, risicoanalyse, gezamenlijke voorbereiding en een gecoördineerde aanpak tijdens het evenement. Van de eerste voorbereiding tot en met de uitvoering is veiligheid integraal onderdeel van ieder evenement. ´Binnen de Gemeente Hoorn hebben wij een aantal standaard protocollen behorend bij de diverse categorieën van evenementen. Categorie 1 is de zwaarste variant. Daaraan zijn de meeste risico’s verbonden en het bijbehorende draaiboek omvat de meest strenge restricties. Bij de categorieën 2 en 3 gelden er soepelere regels. Wanneer een organisator een evenementenvergunning bij ons aanvraagt, wordt deze persoon geconfronteerd met een aantal taken en vragen. Zo moet er een veiligheidsplan worden geschreven. Tevens nodigen wij de organisatie uit voor gesprekken met verscheidene adviseurs van de gemeente. Op iedere vraag van onder meer de brandweer, de politie en de milieudienst dient een sluitend antwoord te worden gegeven. Er komt dus heel wat bij kijken wil men een kwalitatief, hoogwaardig evenement mogen organiseren’, vertelt Fatina van het Kaar, projectleider Veiligheid van de Gemeente Hoorn. Moeilijker Burgemeester Van Veldhuizen wijst op nóg een belangrijk criterium: het tijdig indienen van een verzoek om een evenementenvergunning. De gemeente hanteert een evenementenkalender om voldoende politiecapaciteit te kunnen organiseren. ‘Bij veel mensen leeft de gedachte: als ik iets wil organiseren, dan kan dat wel. Vergeet het maar!´ Op de vraag of het moeilijker is geworden om evenementen te organiseren antwoord burgemeester Van Veldhuizen stellig: ‘Dat is niet het geval. Wanneer je een hoge mate van professionaliteit kunt aantonen, is er niets aan de hand. Wie voor de eerste keer iets wil organiseren, zal echter schrikken. Voor amateurs is het gedaan met de pret. Bovendien is ook de omgeving tegenwoordig vele malen kritischer dan in het verleden en dat is bepaald niet onterecht.’ Praktisch inlevingsvermogen Evenementorganisator Edith Hartog vindt het door de jaren heen wél moeilijker geworden om een evenement te organiseren. ‘Vroeger was de vergunning die je aanvroeg slechts één A4’tje, tegenwoordig beslaat deze een dik pak papier. Wat mij vooral opvalt is dat ik vaak met ambtenaren te maken heb, die geen enkel praktisch inlevingsvermogen hebben. Zo organiseer ik in Hoorn de Ponydag. In de vergunning staan allerlei regels, maar geen één regel gaat over de pony’s! Ik zorg zelf dat er genoeg mensen aanwezig zijn die verstand hebben van paarden, deze weten hoe ze met de dieren moeten lopen en hoe ze moeten handelen mocht er bijvoorbeeld eentje op hol slaan. Maar hier staat helemaal niks over in de vergunning. Wél staan er twee pagina’s met vragen of er een podium geplaatst wordt en hoe groot deze dan wordt, wat voor soort muziek er gedraaid wordt en hoe hard. Wat is er in dit geval nu belangrijker?’ aldus Edith. Gezond verstand ‘Vanzelfsprekend is het voor de veiligheid van belang om streng te zijn, maar ik vind dat men vooral zijn gezonde verstand moet gebruiken. De gemeente geeft aan dat de regels in alle categorieën verscherpt zijn, maar soms lijkt het wel of de organisatie van bijvoorbeeld een jaarmarkt gelijk wordt gesteld aan die van een danceparty. Als ik een jaarmarkt wil organiseren in 2015 moet ik dit vóór 1 oktober 2014 aangeven, zodat de gemeente voor voldoende politiecapaciteit kan zorgen. Iets wat voor een jaarmarkt niet echt nodig is. Daarnaast verwacht de gemeente dat er een x-aantal mobiele toiletten en genoeg zeepdispensers aanwezig zijn. Als dat niet zo is, krijg ik op mijn falie. Terwijl het toch juist de bedoeling is dat de bezoekers van de jaarmarkt de horecagelegenheden induiken voor een versnapering en daar gebruik maken van het toilet? Door de standaardisering van de vergunningen ontbreekt het praktische inlevingsvermogen. Bij het plannen van een evenement voelt het soms net alsof het ‘ik-tegen-de-rest’ is. Maar we willen uiteindelijk allemaal hetzelfde: een levendige en bruisende stad. Hier moeten we samen voor zorgen, de gemeente en de evenementenorganisatoren.’
