Het aanbestedingsbeleid kent zorgvuldig opgestelde spelregels. Toch ziet de ondernemer door de bomen het bos niet meer. Bovendien laat de overdaad aan regels weinig ruimte over voor creativiteit. Een presentatie, georganiseerd door de gemeente Medemblik en RUD NHN, verschaft inzicht.

Partijen werken samen aan het programma ‘Duurzaam Medemblik’. Duurzaam inkopen en aanbesteden is hiervan een onderdeel. Hans van Wijck van Stichting Regionaal Inkoopbureau IJmond en Kennemerland (RIJK) zet de spelregels op een rij. In theorie lijkt er niets op af te dingen. In de praktijk levert het veel onvrede op. Een wetswijziging per 2016 gaat dat veranderen.

Belangrijke regionale spelers zitten aan tafel. Ze zetten vraagtekens bij de doelmatigheid van de procedures. ‘De eisen lijken veel ondernemers bij voorbaat al uit te sluiten. Bovendien wordt er vooral naar de prijs gekeken. Dat werkt duurzaam ondernemen tegen’, aldus de ondernemers. Piet Mol: ‘De WBG wil met de 7 samenwerkende gemeentes werken aan een eensluidend aanbestedingsbeleid. De vraag is: hoe kan het eenvoudiger en eerlijker?’

Een stukje theorie
Binnen onze regio worden met name enkelvoudig en meervoudig onderhandse aanbestedingen uitgeschreven. Dat wil respectievelijk zeggen dat er direct voor 1 partij wordt gekozen dan wel dat een keuze wordt gemaakt uit een vijftal deelnemende partijen. Op Tenderned.nl, het marktplein voor aanbestedingen, vinden ondernemers alle relevante gegevens. Vaak zijn dat ellenlange epistels. Daarin staat ook duidelijk omschreven hoe een gunning tot stand komt. Binnen de huidige wetgeving wordt beoordeeld op de laagste prijs of volgens de EMVI (Economisch MeestVoordelige inschrijving). Het EMVI-principe is een veel eerlijker principe dat selecteert op basis van prijs en kwaliteit. Dat wordt door de wetswijziging van groter belang. Van Wijck legt uit dat het beoordelingstraject projectafhankelijk is en dat dit vooraf wordt vastgelegd en gecontroleerd door een commissie van personen die projectmatig en vakinhoudelijk bij de opdracht betrokken zijn. Van hen mag je verwachten dat ze de gunningcriteria juist hanteren. Iedere aanbieding krijgt op dezelfde manier punten toegekend.

Waarom zoveel regels?
‘Bij een aanbesteding gaat het om geld van de burger. De gunning moet daarom stevig worden onderbouwd. Bovendien moeten de spelregels eventuele corruptie of vriendjespolitiek voorkomen’, legt Hans uit. En gemeenten zijn gebonden aan deze regels. Jaarlijks wordt door de accountant gecontroleerd op onder andere rechtmatigheid.

Hoe worden deelnemers gekozen?
Uit alle aanmeldingen worden de partijen gekozen die voldoen aan de beginselen van de aanbestedingswet 2012:
• Proportionaliteit; vraag moet in verhouding staan tot wat de markt
kan bieden
• Non-discriminatie; gelijke behandeling
• Transparantie; alle voorwaarden moeten inzichtelijk zijn
De ondernemers noemen de beginselen een ‘wassen neus’. De vraag is dikwijls onoverzichtelijk, de administratieve lastendruk hoog en er worden onevenredig veel eisen gesteld. Bovendien is er soms wel degelijk sprake van discriminatie.

Waarom marktconsultatie?
De ondernemers pleiten voor meer inspraak en een versoepeling van de regels. ‘Voordat de aanbesteding op Tenderned staat zijn de spelregels al bepaald. Je bent als ondernemer dus altijd te laat. We missen de interactie tussen ondernemers en gemeente. Juist door gebruik te maken van elkaars kennis en mogelijkheden kan een veel betere aanbesteding worden uitgeschreven.’

Doelgericht aanbesteden
Van Wijck: ‘De wetswijziging speelt hierop in. We kijken meer naar het uiteindelijke doel van een aanbesteding. Input vanuit de markt is soms onmisbaar. Denk aan duurzame gebiedsontwikkeling. Marktconsultatie moet vooral worden ingezet waar je duurzame innovatie wilt realiseren. De kunst is dan om vanuit de vragende partij niet bij voorbaat een product tot in detail te beschrijven. Vraag naar het “wat” in plaats van maar het “hoe”. Omschrijf de gewenste functionaliteiten, maar laat de ondernemers de beste oplossing bedenken.’

Meer overleg met bedrijfsleven
Het klinkt veelbelovend, maar vraagt om verruiming van de procedures. Dat kost tijd. ‘De gemeente Medemblik is welwillend’, vertelt inkoopadviseur Philip de Penning. ‘We stonden door de fusie in 2011 weer in de kinderschoenen. Nu kunnen we vervolgstappen maken. De gemeente neemt zich het volgende voor: innovatief inkopen centraal stellen, functioneel specificeren en minder eenrichtingsverkeer. De wetswijziging ondersteunt daarbij.’ De oplossing ligt in overleg met de markt en een duidelijk proces waarbinnen gelegenheid is voor creatieve oplossingen. Want, zo besluit Philip de Penning zijn pleidooi: ‘de grenzen van wat we met regelgeving kunnen, lijken bereikt.’ (citaat vakblad NEVI, Nederlandse Vereniging van Inkoopmanagement)

De uitdaging: hoe duurzaam koopt u in?
Laat gemeente Medemblik weten wat uw laatste duurzame aanbesteding of inkoop is. Dan publiceert de gemeente uw aanpak als voorbeeld. Insturen kan van 1 juli t/m 30 september naar miranda.laan@medemblik.nl. Alle inzendingen dingen automatisch mee naar de Award Duurzame Ondernemer Medemblik 2015.

Geef een reactie